服务指南》的通知

兰城档字[]8号

在兰各建设单位:

随着审批制度改革的不断深入推进，建设工程档案验收已纳入竣工联合验收工作中。为了更好地适应新形势新要求，进一步规范建设工程档案的归档和验收工作，兰州市城建档案馆编制了《建设工程档案归档工作服务指南》，现予以印发。请各建设单位务必引起重视，将服务指南作为建设工程档案收集、整理、归档的重要工作依据。

附件:《建设工程档案归档工作服务指南》

兰州市城建档案馆

年5月8回

附件

建设工程档案归档工作

服

务

指

南

兰州市城建档案馆制

建设工程档案归档工作服务指南

一、事前告知

在办理施工许可阶段,建设单位在政务服务中心受理窗口或兰州市城建档案馆领取《移交建设工程档案告知书》(见附件1)，并填写《建设工程项目登记表》(见附件2)，以书面或电子邮件的形式报送兰州市城建档案馆，列入城建档案馆建设工程档案接收范围。

二、指导服务

在工程建设期间，兰州市城建档案馆通过来电咨询、集中办班培训、不定期指导等多种形式对建设工程档案的收集、整理、立卷等工作进行指导服务。

三、归档流程

在工程竣工验收前，建设单位应按以下流程办理档案审核与验收手续。

（一）审核阶段

1.受理

建设单位按照《兰州市城建档案归档与整理规定》的要求，将整理立卷的建设工程文件报送兰州市城建档案馆审核。

建设单位在报送建设工程文件时，需提交以下材料：

(1)《建设工程档案审核申请表》打印件一式二份(见附件3)；

(2)《建设工程档案信息采集表》电子版及打印件各一份(见附件4)；

(3)《建设工程档案移交声明书》打印件一份(见附件5);

(4)《建设工程档案移交目录清单》打印件一套(见附件6);

(5)《建设工程档案案卷目录》电子版及打印件各一套(见附件7);

(6)《卷内目录》电子版一套(见附件8);

(7)与纸质档案排序组卷一致的电子档案一套;

(8)符合规范的电子版声像资料一套。

兰州市城建档案馆接件人员即时对建设单位报送的建设工程文件基本情况进行初步审核，如报送材料符合接件标准，现场办理受理登记。

对以下情况，档案馆不予受理:

(1)报送以上材料不齐全不完整的；

(2)《建设工程档案移交目录清单》和《建设工程档案案卷目录》中所体现的建设工程文件专业、类别不齐全不完整的。

2.审核

兰州市城建档案馆审核人员对受理后的建设工程文件，根据项目规模和档案数量多少，在3-10个工作日内对其内在质量和组卷标准、声像资料内容及组卷标准进行详细审核。

建设工程文件审核合格的，待建设工程文件三级目录信息导入兰州市城建档案管理系统后，档案馆工作人员在2个工作日内出具《发放建设工程档案编号通知单》，通知建设单位进行纸质档案规范化整理、电子档案规范化编码,照片档案冲洗入册、声像档案刻录光盘、电子档案刻录光盘等工作。

建设工程文件中存在问题的，档案馆审核人员填写《建设工程档案整改(补正)通知单》，通知建设单位整改。建设单位需在约定时间内整改完毕。

对不按规定时间报送规范化整理后的建设工程档案的，兰州市城建档案馆对该项工程做销号处理，建设单位需重新申报。

(二)验收阶段

3.验收

建设单位对建设工程文件进行规范化整理后，按照预约时间，向兰州市城建档案馆报送以下材料:

(1)《兰州市建设工程档案验收申请表》打印件一份(见附件9);

(2)规范化整理的纸质档案一套;

(3)规范化编码的、与纸质档案对应相符的电子档案光盘一套;

(4)通过审核的声像档案一套(含照片档案一册;照片光盘、视频光盘各一张);

(5)整改后的《建设工程档案案卷目录》打印件一式二份;

(6)《建设工程档案接收和移交证明书》打印件一式二份(见附件10)。

档案馆审核人员在3-5个工作日内对以上报送材料进行清点复核。

报送材料符合要求的，档案馆审核人员在《兰州市建设工程档案验收申请表》上签署意见，建设单位将《兰州市建设工程档案验收申请表》作为申请竣工联合验收的必备材料之一提交竣工联合验收窗口。

档案馆根据竣工联合验收办公室的统一安排，组织验收人员在1个工作日内对建设工程档案的内在质量及标准化整理进行验收。对验收通过的工程项目，档案馆工作人员在当日出具《建设工程档案验收意见书》，作为城建档案馆出具的验收意见，上交联合验收办公室。同时与建设单位办理移交手续，出具《建设工程档案接收和移交证明书》。

验收中发现存在问题的，档案馆工作人员出具《整改通知单》一次性告知建设单位，建设单位应根据存在的问题进行整改，整改完毕后向城建档案馆申请重新验收。

报送材料不符合要求的，档案馆审核人员通知建设单位将报送材料取回，及时进行重新整理。

附件:

1.移交建设工程档案告知书

2.建设工程项目登记表

3.建设工程档案审核申请表

4.建设工程档案信息采集表

5.建设工程档案移交声明书

6.建设工程档案移交目录清单

7.建设工程档案案卷目录

8.卷内目录

9.兰州市建设工程档案验收申请表

10.建设工程档案接收和移交证明书

11.《建设工程档案归档工作服务指南》填表说明

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